1. Partes e papéis
A escola é a controladora: determina as finalidades e os meios do tratamento. A sabondojo é a operadora: trata os dados pessoais por conta da escola e apenas conforme suas instruções documentadas, inclusive quanto a transferências internacionais.
Se a sabondojo entender que uma instrução infringe a legislação aplicável, informará a escola sem demora e poderá suspender sua execução até que a questão seja esclarecida.
2. Objeto, duração e alcance do tratamento
| Elemento | Detalhe |
|---|---|
| Objeto | Fornecimento do software de gestão de escolas de artes marciais sabondojo |
| Duração | Enquanto a assinatura estiver vigente, mais os prazos de guarda publicados |
| Natureza e finalidade | Hospedagem, armazenamento, consulta, modificação e eliminação de dados para gerenciar alunos, aulas, presença, mensalidades e comunicações |
| Categorias de titulares | Alunos (inclusive menores de idade), responsáveis, instrutores, equipe administrativa |
| Categorias de dados | Identidade e contato, data de nascimento, presença, progressão técnica, dados financeiros e de pagamento, mensagens e publicações e — somente com consentimento explícito — dados de saúde e imagem |
3. Divisão de obrigações
| Obrigação | Responsável |
|---|---|
| Base lícita para matricular e tratar os dados do aluno | A escola |
| Obter o consentimento do responsável | A escola, pela interface que fornecemos |
| Verificar o vínculo do responsável | A escola |
| Responder pedidos de acesso, retificação ou eliminação | A escola, com as ferramentas que damos |
| Notificar a autoridade de controle sobre um incidente | A escola; a sabondojo notifica a escola sem demora injustificada |
| Segurança do banco de dados, backups e controle de acesso | A sabondojo |
| Aplicar no código os prazos de guarda | A sabondojo; a escola os configura dentro dos limites publicados |
| Registro da base de dados perante a autoridade, onde exigível | Cada parte, pela base que lhe cabe |
4. Confidencialidade
Toda a equipe da sabondojo com acesso a dados pessoais está sujeita a dever de confidencialidade que subsiste ao fim do vínculo trabalhista ou contratual, conforme os arts. 9 e 10 da Lei 25.326 e o art. 28(3)(b) do GDPR. O acesso é concedido por necessidade de serviço e revogado ao fim da tarefa.
5. Medidas de segurança
Medidas técnicas e organizacionais implementadas hoje:
- Criptografia em trânsito (TLS) em toda a aplicação e no acesso ao banco de dados.
- Senhas armazenadas com hash bcrypt; nunca em texto claro.
- Arquivos anexos (comprovantes, fotos de perfil, formulários de consentimento digitalizados) em armazenamento privado, acessível somente por links assinados de curta duração emitidos após verificação de permissão.
- Um único ponto de controle de visibilidade por aluno, atravessado por toda leitura da ficha de saúde e dos dados sensíveis associados.
- Acesso por papel e por unidade: a equipe vê sua escola, um instrutor seu próprio grupo, um aluno somente a si mesmo e um responsável seu filho — a ficha de saúde apenas com o vínculo verificado.
- Isolamento entre escolas no nível da consulta, com filtros de alcance aplicados no servidor e nunca no navegador.
- Cópias de segurança administradas pelo fornecedor do banco de dados, com recuperação a um ponto no tempo.
Melhorias comprometidas e ainda não implementadas, declaradas aqui porque uma escola merece saber antes de assinar: registro de auditoria dos acessos à ficha de saúde, revogação imediata de sessões ao desvincular uma pessoa e criptografia em nível de coluna da ficha de saúde.
6. Suboperadores
A escola autoriza de forma geral o uso dos suboperadores publicados na página de Suboperadores. A sabondojo lhes impõe por contrato obrigações não menos rigorosas que as deste acordo e responde perante a escola pela atuação deles.
Toda inclusão ou mudança é avisada com pelo menos 30 dias de antecedência, com direito de oposição fundamentada e, se não houver alternativa razoável, direito de rescindir sem multa.
7. Assistência ao controlador
A sabondojo assiste a escola, na medida do razoável e considerando a natureza do tratamento, para: atender pedidos dos titulares; cumprir deveres de segurança, notificação de incidentes e avaliação de impacto; e fornecer a informação necessária para demonstrar conformidade.
Se um titular procurar a sabondojo diretamente, não responderemos por conta própria: encaminhamos o pedido à escola e informamos o titular.
8. Incidentes de segurança
A sabondojo notificará a escola sem demora injustificada — com meta de 24 horas — a partir do momento em que tomar conhecimento de um incidente que afete dados pessoais tratados por sua conta.
A notificação incluirá o que se souber até então: natureza do incidente, categorias e volume aproximado de dados e titulares afetados, prováveis consequências, medidas adotadas e contato para acompanhamento. A informação é completada conforme a investigação avança.
Os prazos que a escola deve cumprir perante sua autoridade são dela: 3 dias úteis à ANPD no Brasil, 72 horas na União Europeia. Nosso compromisso é calibrado para que ela consiga cumpri-los.
9. Transferências internacionais
Quando o tratamento envolver transferência para fora do país da escola, ela se ampara em decisão de adequação, quando existir — a Argentina tem uma em relação à União Europeia — ou, na falta dela, em cláusulas contratuais padrão com o fornecedor correspondente. A região efetiva de hospedagem é informada na página de Suboperadores e pode ser fixada na União Europeia a pedido de uma escola da UE.
10. Auditoria
A sabondojo disponibilizará à escola a informação necessária para comprovar o cumprimento deste acordo e permitirá auditorias, inclusive inspeções, realizadas pela escola ou por auditor que ela indicar, com aviso prévio razoável, em horário comercial, uma vez por ano salvo incidente que justifique outra, e sob confidencialidade.
11. Devolução e eliminação
Ao fim da prestação, a escola escolhe entre a devolução dos dados em formato estruturado e de uso comum ou sua eliminação. Sem instrução, aplicam-se os prazos publicados no Aviso de privacidade: 30 dias para exportar, eliminação dos sistemas ativos em 90 dias.
Excetua-se o que a legislação obrigar a guardar — registros contábeis e registros de consentimento —, mantido pelo prazo legal e apenas para essa finalidade. As cópias de segurança expiram por rotação em até 35 dias e não são restauradas de forma seletiva.
12. Vigência e prevalência
Este acordo vale desde o cadastro da escola e enquanto houver tratamento de dados por sua conta. Em caso de contradição com os Termos de serviço em matéria de proteção de dados, prevalece este acordo.
Uma escola que precise de uma via assinada, ou de uma versão negociada deste texto, pode nos pedir pelo contato do rodapé.