1. Quién decide sobre tus datos
La escuela en la que entrenás es la responsable del tratamiento: decide qué datos pide, para qué los usa y durante cuánto tiempo, dentro de lo que la ley permite. sabondojo es el encargado del tratamiento: proveemos el software y tratamos los datos siguiendo las instrucciones de la escuela.
En la práctica esto significa que si querés acceder, corregir o borrar tus datos, el pedido lo resuelve la escuela — y nosotros estamos obligados por contrato a darle las herramientas para hacerlo dentro de los plazos legales. Si nos escribís directamente, redirigimos el pedido a la escuela y te avisamos.
La relación entre la escuela y sabondojo está en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos, que es público y forma parte de este conjunto de documentos.
2. Qué datos tratamos
Pedimos lo que hace falta para que una escuela funcione, y nada más. Estos son los datos ordinarios:
- Identidad y contacto del alumno: nombre, correo electrónico, teléfono.
- Fecha de nacimiento. Es el dato que permite aplicar las reglas de menores: sin él, el sistema no puede distinguir a un chico de siete años de un adulto de cuarenta.
- Identidad y contacto de al menos un adulto responsable, cuando el alumno es menor de edad, y el vínculo declarado (madre, padre, tutor legal, otro).
- Asistencia a clases y progresión de cinturón y nivel.
- Cuotas, pagos, fechas y comprobantes de pago.
- Objetivos de entrenamiento, elegidos de una lista fija (autodefensa, estado físico, competencia, disciplina, manejo del estrés, socializar, bajar de peso, diversión). No hay campo de texto libre.
- Contacto de emergencia y personas autorizadas a retirar al alumno.
- Mensajes con el equipo de la escuela y publicaciones en el foro de la sede.
Datos de la cuenta: si tenés acceso al portal, guardamos también tu nombre de usuario, el hash de tu contraseña (nunca la contraseña) y tu foto de perfil.
3. Lo que sólo tratamos con tu consentimiento explícito
Hay dos categorías que no se recogen por el hecho de inscribirse. Cada una se pide por separado, empieza en NO, y se puede retirar en cualquier momento sin perder el lugar en la clase.
- Datos de salud: alergias, condiciones médicas, medicación, lesiones, médico de cabecera y autorización para atención de emergencia. Es información sensible (art. 7 Ley 25.326, art. 9 RGPD). El paso es salteable: si no lo completás, la inscripción se termina igual y no se guarda ningún dato de salud.
- Uso de imagen interno: una foto de perfil visible para el equipo de la escuela dentro del sistema.
- Uso de imagen externo: publicación en las redes sociales de la escuela, sin fines comerciales.
Las dos casillas de imagen están separadas a propósito. Las escuelas suelen tratarlas como una sola cosa y las familias no: aceptar que la escuela tenga una foto tuya en la ficha no es lo mismo que aceptar que la publique en Instagram.
4. Lo que nunca pedimos
Ni en un campo del formulario ni en un texto libre: origen racial o étnico, religión, opiniones políticas o filosóficas, afiliación sindical, orientación sexual o vida sexual, antecedentes penales.
Tampoco datos biométricos de ningún tipo. No hay ni va a haber control de asistencia por reconocimiento facial, huella dactilar ni voz. Si en algún momento automatizamos la marcación de asistencia, va a ser con un código QR rotativo o un PIN, que resuelven lo mismo sin crear un dato irreversible sobre un chico.
Los campos de texto libre del sistema (notas del instructor, observaciones de progreso, motivo de una ausencia) están rotulados para que el equipo no escriba ahí información de salud, familiar ni legal. Si aun así aparece, la tratamos con el mismo cuidado que un dato sensible.
5. Para qué usamos cada dato, y con qué base legal
| Finalidad | Datos | Base legal |
|---|---|---|
| Inscribir al alumno y sostener la relación con la escuela | Identidad, contacto, fecha de nacimiento, sede | Ejecución del contrato (con el adulto responsable, si el alumno es menor) |
| Registrar asistencia, cinturones y progreso | Asistencia, cinturón, nivel, evaluaciones | Ejecución del contrato |
| Cobrar y acreditar la cuota | Importes, fechas, comprobantes | Ejecución del contrato y deberes contables |
| Avisar de cambios de clase, cancelaciones y eventos de la escuela | Contacto, inscripción a clases | Ejecución del contrato |
| Actuar ante una emergencia en el entrenamiento | Datos de salud, contacto de emergencia | Consentimiento explícito, e interés vital cuando la persona no puede consentir |
| Mostrar una foto en la ficha del alumno | Imagen | Consentimiento (uso interno) |
| Publicar fotos o videos en las redes de la escuela | Imagen | Consentimiento (uso externo) |
| Enviar promociones o novedades comerciales | Contacto | Consentimiento previo, y nunca a menores de edad |
6. Menores de edad
Toda persona menor de 18 años necesita un adulto responsable registrado y verificado por la escuela. Ese adulto es quien da o retira los consentimientos de salud e imagen, y quien ejerce los derechos que se listan más abajo.
Un menor no crea su propia cuenta al inscribirse. Desde los 14 años, el adulto responsable puede habilitarle un acceso propio al portal para ver sus clases, su asistencia y su progreso. Cuando eso pasa, se lo decimos al chico en su primer ingreso, con todas las letras: el adulto responsable sigue viendo todo, incluidos sus mensajes. Vigilar a alguien sin que lo sepa nos parece mal, y además incumple el deber de transparencia.
Un menor nunca puede editar sus datos de salud, cambiar quién es su adulto responsable ni tocar los pagos.
Al cumplir 18 años la persona pasa a decidir por sí misma: se le pide que confirme sus consentimientos en nombre propio y que elija qué adultos conservan acceso. Si no responde en 90 días, el acceso de los adultos se revoca. Ante la duda, menos acceso, no más.
Los datos de menores no se usan nunca con fines comerciales o publicitarios.
7. Cómo registramos el consentimiento
Cada decisión — dar, negar o retirar — queda guardada como un registro nuevo, con la fecha, quién la tomó, en qué carácter (uno mismo, adulto responsable, o el equipo de la escuela cargando un formulario firmado en papel) y la versión exacta de este aviso que se estaba mostrando en ese momento.
Nunca modificamos ni borramos un registro anterior. Retirar un consentimiento agrega una entrada nueva; la anterior queda, porque es la prueba de que lo que se hizo hasta ese día fue lícito. Retirar el consentimiento no tiene efecto retroactivo, pero sí frena el uso hacia adelante.
Cuando cambiamos este aviso de manera sustancial, los consentimientos anteriores siguen apuntando a la versión vieja: así sabemos exactamente a quién hay que volver a preguntarle.
Para retirar un consentimiento alcanza con pedírselo a la escuela, o escribirnos al contacto del pie. Tiene que ser tan fácil como darlo, y lo es.
8. Cuánto tiempo conservamos cada cosa
Los plazos se cuentan desde que el alumno deja la escuela. Cada escuela puede acortarlos dentro de estos límites; sabondojo los aplica en el sistema.
| Datos | Plazo | Por qué |
|---|---|---|
| Ficha de salud | Se borra al darse de baja, con 90 días de gracia | No hay ninguna razón para conservar las alergias de un ex alumno |
| Notas del instructor y evaluaciones de progreso | 24 meses | Texto libre, sensible, sin valor una vez que enfría |
| Motivos de ausencia | 12 meses | Envejecen rápido y suelen contener información de salud |
| Asistencia e historial de cinturones | 5 años | Es lo único que un alumno que vuelve necesita de verdad |
| Pagos (importes y fechas) | 10 años | Deber de conservación de registros contables (art. 328 CCyC) |
| Comprobantes de pago adjuntos | 24 meses | La imagen no es el registro; el asiento sí |
| Mensajes y publicaciones del foro | 24 meses | — |
| Registros de consentimiento | 10 años, y no se borran | Son la prueba de que todo lo demás fue lícito |
| Sesiones y datos de acceso | 90 días | — |
Si pedís la eliminación de tus datos y hay facturación de por medio, anonimizamos tu ficha (reemplazamos nombre, correo y teléfono por una marca sin identidad) y conservamos el asiento contable. Te decimos siempre qué se conservó y por qué.
9. Con quién los compartimos
No vendemos datos personales, ni los cedemos a terceros con fines publicitarios. Nunca.
Los proveedores de infraestructura que necesitamos para que el servicio funcione están listados, con su rol, la categoría de datos que tocan y su región, en la página de Subprocesadores. Esa lista está versionada: avisamos antes de sumar uno nuevo.
Además de eso, sólo compartimos datos cuando una autoridad competente lo requiere por una vía legal válida, y en ese caso se lo informamos a la escuela salvo que la ley lo prohíba.
10. Tus derechos, y en cuánto tiempo respondemos
Podés pedir acceso a tus datos, su rectificación, su actualización, su supresión, la limitación u oposición a determinados tratamientos, y la portabilidad de lo que hayas aportado. Si el alumno es menor, estos derechos los ejerce el adulto responsable.
Aplicamos el plazo más corto que corresponda: 10 días corridos para el acceso y 5 días hábiles para la rectificación (Ley 25.326, arts. 14 y 16), 15 días para la confirmación de tratamiento bajo la LGPD, y un mes bajo el RGPD. El más exigente es el argentino, y es el que usamos como estándar interno.
El pedido se le hace a la escuela, que es la responsable. Si preferís escribirnos a nosotros, lo derivamos y te confirmamos que llegó.
En Argentina también podés reclamar ante la Agencia de Acceso a la Información Pública; en Brasil ante la ANPD; en la UE ante la autoridad de control de tu país.
11. Seguridad e incidentes
Las contraseñas se guardan con hash (bcrypt), los archivos adjuntos viven en un almacenamiento privado al que sólo se accede con enlaces firmados de corta duración, y toda lectura de la ficha de un alumno pasa por un único control de permisos: el equipo de la escuela ve a sus alumnos, un instructor ve los suyos, un alumno se ve a sí mismo y un adulto responsable ve a su hijo — la ficha de salud, sólo si la escuela verificó el vínculo en persona.
Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, se lo notificamos a la escuela sin dilación indebida, con lo que sepamos, para que pueda cumplir sus propios plazos: 3 días hábiles ante la ANPD en Brasil, 72 horas ante la autoridad en la UE. Es el reloj más corto de los que nos aplican y es el que usamos para todos.
12. Cookies y analítica
No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros. Las únicas cookies que ponemos son las necesarias para que la aplicación funcione: la de sesión, que mantiene tu ingreso, y la que recuerda qué sede estás mirando.
Medimos el uso agregado del sitio con Vercel Analytics, que funciona sin cookies y no construye perfiles de personas. Si algún día sumamos una herramienta que sí use cookies, aparecerá acá, en la lista de subprocesadores, y con un aviso previo.
13. Transferencias internacionales
Los datos se alojan con proveedores que pueden operar fuera de tu país. Argentina cuenta con decisión de adecuación de la Comisión Europea, de modo que una transferencia UE→Argentina no necesita instrumento adicional. Para el resto usamos los acuerdos de tratamiento y las cláusulas contractuales tipo que cada proveedor ofrece. La región concreta de cada uno figura en la página de Subprocesadores.
14. Cambios en este aviso
Cada versión de este aviso tiene un identificador y una fecha de vigencia, que están impresos arriba. Un cambio de fondo — una finalidad nueva, un subprocesador nuevo, un plazo de conservación más largo — se avisa antes de aplicarlo y, cuando corresponde, implica volver a pedir el consentimiento.
Las correcciones de redacción o de traducción que no cambian el sentido no generan una versión nueva; quedan mencionadas en la siguiente que sí lo haga.